U mnoha uživatelů neustále narážím na stejný problém - naprostý chaos v poště. Ve složce s příchozí poštou mají někteří lidé typicky tisíce až desetitisíce zpráv a až několik stovek nepřečtených mailů. Osobně jsem nikdy nepochopil, jak se v tom může někdo vyznat.

Pokud pomineme, že se ve schránce, která čítá desítky tisíc zpráv, obecně špatně orientuje, je velmi obtížné v takové schránce vůbec najít novou poštu. Představte si situaci, kdy vám z adresy zakaznik@bohata-firma.cz přijde poptávka na váš produkt, ale vy o tom nevíte, protože pan Zákazník má v počítači špatně nastavené datum a pošle vám v červnu poštu s dubnovým datem. Ve schránce s desítkami tisíc zpráv takovou poštu nikdy nenajdete, protože vás nenapadne hledat novou poštu mezi zprávami dva měsíce starými. Pokud vám pan Zákazník z Bohaté firmy nezavolá: "Dostali jste můj mail?", přišli jste díky chaosu ve své poště o zakázku!

V chaosu vám nenajde poštu ani čmuchací pes!

Velmi často se mi stává, že lidé s podobně chaotickou poštovní schránkou volají, že poštovní systém špatně funguje a že se jim ztracejí zprávy. Při osobní inspekci pak obvykle zjistím, že jediným kliknutím do záhlaví seznamu se zprávami se jim podařilo setřídit zprávy například podle velikosti a dnešní zprávy se tím pádem ocitly někde v půlce seznamu, kde je nenajde ani počítačový čmuchací pes. Půlhodina, kterou mohli dva lidé a jedno cvičené čmuchací zvíře věnovat užitečnější práci, je nenávratně ztracená kvůli jedinému kliknutí a kvůli chaosu v poštovní schránce.

Začněte svůj pracovní den úklidem

• Každé ráno zlikvidujte veškerou nevyžádanou poštu (přesuňte ji do složky se spamem).
• Projděte zprávy ve složce se spamem a poštu, která se sem dostala omylem, přesuňte do příchozí pošty. Tím automaticky naučíte rozeznávat antispamový systém nevyžádanou poštu.
• Zbytek zpráv ve složce se spamem smažte (je zbytečné spam skladovat).
• Včerejší zprávy, které už nepotřebujete, přesuňte do svého archivu.
• Máte-li větší množství pošty, přesuňte přečtené ale nevyřízené zprávy do složky "Nutné vyřídit" (složku si můžete pojmenovat jakkoliv). V této složce udržujte stejný pořádek jako ve složce s příchozí poštou - zprávy, které už nepotřebujete, přesuňte do svého archivu.

Používejte automatické filtry

Mnoha lidem chodí poštou různé příspěvky do konferencí, reklamní materiály, bankovní výpisy, informace o virech a další důležité, ne však zcela urgentní informace. Zařidte se tak, abyste se touto poštu zabývali, až když vy sami chcete, nikoli v momentě, kdy vám taková pošta přijde do schránky.

• Pro snazší třídění pošty si nechte vyrobit aliasy ke své poštovní schránce. Ke své běžné adrese majitel@moje-firma.cz si nechte vyrobit aliasy jako například majitel-reklama@moje-firma.cz nebo majitel-viry@moje-firma.cz či majitel-banka@moje-firma.cz. Do různých internetových formulářů pak zadávejte takového adresy. Svou vlastní osobní adresu používejte skutečně jen pro komunikaci s živými lidmi.
• Pro třídění pošty používejte automatické filtry. Ty nastavujte přes webmmail v egroupware, takže se pošta bude třídit přímo na serveru.

Výhody dobře spravované složky

• V uklizené složce s příchozí poštou se vám nikdy neztratí žádná zpráva.
• Vždy máte okamžitý přehled o nových, dosud nepřečtených zprávách.
• Připojení k vašim složkám na serveru je mnohem rychlejší, což oceníte, připojujete-li se například mobilním telefonem.
• Ranní úklid vás stojí pouze několik minut denně a ušetří váš čas, když potřebujete rychle najít starší poštu.
• Odcházíte-li večer z práce s prázdnou složkou příchozí pošty, víte, že jste vyřídili vše, co bylo potřeba. Bude vás hřát pocit z dobře odvedené práce.